Politique de protection des renseignements personnels
Orthophonie Sainte-Rose — Protection de vos renseignements personnels
La protection des renseignements personnels fait partie intégrante de la mission de la clinique Orthophonie Sainte-Rose. Dans le cadre de nos services d’évaluation et d’intervention, nous recueillons certaines informations essentielles pour comprendre les besoins de chaque enfant et offrir un accompagnement adapté.
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notamment modifiée par la Loi 25, encadre la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels. Elle vise notamment à assurer que les organisations gèrent ces renseignements de manière sécuritaire, transparente et responsable.
Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons les renseignements personnels qui nous sont confiés.
1. Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Dans le cadre de nos services, nous pouvons recueillir les renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services, notamment :
Nom, prénom et coordonnées du parent ou du tuteur;
Nom et date de naissance de l’enfant;
Coordonnées de l’enfant, lorsque nécessaires;
Informations médicales, développementales ou scolaires nécessaires à l’évaluation et à l’intervention;
Notes d’observation, résultats d’évaluation et plans d’intervention;
Documents transmis par d’autres professionnels, lorsque leur transmission est autorisée ou permise par la loi;
Informations nécessaires à la facturation et au paiement des services.
Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.
Lorsque des renseignements personnels sont recueillis par l’intermédiaire de notre site Web, nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires au fonctionnement du formulaire concerné, par exemple :
Nom et prénom;
Adresse courriel;
Tout autre renseignement que vous choisissez de nous transmettre dans votre message.
2. Pourquoi recueillons-nous ces renseignements?
Les renseignements personnels recueillis peuvent notamment servir à :
comprendre le développement et les besoins de l’enfant;
établir un portrait clinique;
réaliser les évaluations et les interventions orthophoniques;
formuler des recommandations adaptées;
assurer la continuité des services;
communiquer avec vous relativement aux services;
gérer les rendez-vous et les communications administratives;
effectuer la facturation et le paiement des services;
respecter nos obligations professionnelles et légales.
Les renseignements personnels ne sont pas utilisés à d'autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque la loi le permet ou lorsqu'un consentement valide est obtenu lorsque celui-ci est requis.
3. Consentement aux services et utilisation des renseignements
Avant de fournir des services professionnels, l’orthophoniste s’assure d’obtenir un consentement libre et éclairé de la personne concernée ou de la personne habilitée à consentir en son nom, conformément aux règles applicables.
Le consentement aux services comprend notamment l’information nécessaire pour comprendre :
le but, la nature et la pertinence des services;
leurs principales modalités;
leurs avantages, limites et inconvénients;
les alternatives lorsqu'elles sont pertinentes;
l’utilisation des renseignements recueillis;
les implications d’un partage de renseignements ou d’un rapport avec des tiers;
les honoraires et modalités de paiement applicables.
Le consentement aux services peut être donné verbalement ou par écrit, selon les circonstances. Lorsqu’il est donné verbalement, les éléments pertinents peuvent être consignés au dossier.
Le consentement doit demeurer libre et éclairé pendant la durée des services. Il peut être retiré en tout temps, sous réserve des obligations légales et professionnelles applicables.
Le consentement aux services professionnels et le consentement relatif à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels sont traités conformément aux règles qui leur sont respectivement applicables.
4. Comment vos renseignements sont-ils conservés et protégés?
Orthophonie Sainte-Rose met en place des mesures de sécurité raisonnables et appropriées à la sensibilité des renseignements détenus afin de protéger ceux-ci contre l’accès, l’utilisation, la communication ou la destruction non autorisés, ainsi que contre la perte ou toute autre atteinte à leur confidentialité.
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
des dossiers numériques protégés par des mesures d’authentification et des accès restreints;
des dossiers papier conservés de façon sécuritaire;
un accès limité aux renseignements aux personnes autorisées qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions;
des mesures visant à sécuriser la transmission de documents lorsque nécessaire;
des mesures de sauvegarde visant à prévenir la perte de renseignements.
Nous révisons nos pratiques de sécurité au besoin afin de tenir compte de l’évolution des risques et des technologies.
5. Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels?
L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes qui sont autorisées à y avoir accès et pour lesquelles cet accès est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Selon les circonstances, il peut notamment s’agir :
des orthophonistes impliqués dans les services;
des membres du personnel administratif qui doivent accéder à certains renseignements pour accomplir leurs fonctions;
de fournisseurs de services auxquels la clinique confie certaines fonctions nécessaires à ses activités, lorsque cela est permis par la loi et encadré de manière appropriée.
Lorsqu’un fournisseur ou un tiers agit pour le compte de la clinique, la clinique demeure responsable de la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés et prend les mesures requises pour encadrer leur utilisation et leur protection.
6. Communication de renseignements à des tiers
Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers lorsque la loi exige votre consentement sans avoir obtenu celui-ci au préalable.
Dans le cadre des services professionnels, des renseignements peuvent notamment être communiqués à d’autres professionnels ou à des établissements lorsque cela est autorisé par la loi et, lorsque requis, avec votre consentement.
Les renseignements communiqués sont limités à ceux qui sont nécessaires dans les circonstances.
Certaines communications peuvent également être effectuées sans consentement lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment dans certaines situations prévues par la loi ou lorsqu'une obligation légale ou professionnelle l'impose.
Lorsque des renseignements personnels doivent être communiqués à l'extérieur du Québec, les exigences applicables à ce type de communication sont respectées, notamment l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsque celle-ci est requise.
7. Informations de facturation et fournisseurs de services
Les renseignements nécessaires à la facturation et au paiement des services peuvent être traités par des fournisseurs de services utilisés par la clinique.
Lorsque des renseignements personnels sont confiés à un fournisseur pour l'exécution d'un mandat, la clinique prend les mesures nécessaires afin que ces renseignements soient utilisés uniquement aux fins prévues et protégés de manière appropriée.
8. Durée de conservation et destruction des dossiers
Les renseignements personnels sont conservés pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales et professionnelles applicables à la conservation des dossiers professionnels.
Les dossiers professionnels et les documents qui doivent être conservés en vertu des lois et règlements applicables sont conservés pendant la durée prescrite.
À l’expiration des délais applicables, les renseignements et documents qui peuvent être détruits sont détruits de façon sécuritaire afin d’en assurer la confidentialité.
Les données de travail ou données brutes qui ne sont plus nécessaires peuvent également être détruites lorsqu’elles peuvent l’être conformément aux règles professionnelles applicables.
9. Vos droits concernant vos renseignements personnels
Conformément aux lois applicables, vous bénéficiez notamment des droits suivants :
Droit d’être informé des renseignements recueillis, des fins de leur collecte et des pratiques de la clinique;
Droit d’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou auxquels vous avez légalement accès;
Droit de rectification afin de faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
Droit de retirer votre consentement, lorsque le consentement constitue le fondement applicable à l’utilisation ou à la communication des renseignements;
Droit à la portabilité de certains renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous, lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies;
Droit de demander la cessation de la diffusion ou le retrait de certains renseignements ou hyperliens, lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies.
Une demande de rectification ou de suppression concernant un renseignement contenu dans un dossier professionnel peut nécessiter une analyse par l’orthophoniste afin de respecter les obligations professionnelles relatives à l’intégrité du dossier.
10. Demande d’accès ou de rectification
Pour obtenir l’accès à des renseignements personnels détenus par la clinique ou demander leur rectification, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la présente politique.
L’accès aux renseignements personnels est gratuit.
Dans le secteur privé, une demande d’accès doit être traitée avec diligence et au plus tard dans les 30 jours suivant sa réception, conformément aux règles applicables.
Des frais raisonnables peuvent être exigés lorsque des coûts de transcription, de reproduction ou de transmission sont engagés. Lorsque de tels frais sont applicables, vous en serez informé avant que ceux-ci soient engagés.
11. Particularités concernant les enfants et les adolescents
Pour les services professionnels offerts à un enfant de moins de 14 ans, le consentement aux services est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
Le Code de déontologie de l’OOAQ prévoit également que l’orthophoniste doit obtenir, avant de rendre des services professionnels, un consentement libre et éclairé du client ou de la personne habilitée à consentir en son nom.
Pour les personnes âgées de 14 à 17 ans, les règles applicables au consentement aux services et à l’accès aux renseignements personnels tiennent compte notamment de leur âge, de leur capacité à consentir et de la nature des services concernés.
Le fait qu’un parent assume le paiement des services ne lui confère pas automatiquement des droits supplémentaires concernant les renseignements personnels ou le contenu du dossier.
Les droits d’accès aux renseignements concernant un enfant sont exercés conformément aux règles légales applicables à la situation de l’enfant et aux personnes qui demandent l’accès.
12. Plaintes concernant la protection des renseignements personnels
Si vous avez une question ou une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Votre demande ou votre plainte sera traitée avec diligence et confidentialité.
Si vous êtes insatisfait du traitement de votre demande ou de la réponse obtenue, vous pouvez également exercer les recours prévus par la loi auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
13. Incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité peut notamment survenir lorsqu’un renseignement personnel est consulté, utilisé, communiqué ou perdu sans autorisation.
En cas d’incident de confidentialité, nous prenons les mesures raisonnables nécessaires afin de :
limiter les conséquences de l’incident;
réduire les risques qu’un préjudice soit causé;
prévenir la répétition de l’incident;
déterminer les personnes concernées;
documenter l’incident conformément aux exigences applicables.
Lorsqu’un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées conformément aux exigences de la loi.
La clinique tient également un registre des incidents de confidentialité conformément aux exigences applicables.
14. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, Orthophonie Sainte-Rose a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Responsable : Christel Paquin-Lanoix
Courriel : christel@orthophoniesainterose.ca
Téléphone : (450) 328-2258
La personne responsable veille notamment à la mise en œuvre des pratiques de protection des renseignements personnels, au traitement des demandes et plaintes relatives à ces renseignements et à la gestion des incidents de confidentialité.
Notre engagement envers votre famille
À la clinique Orthophonie Sainte-Rose, la protection des renseignements personnels constitue une responsabilité essentielle à notre pratique professionnelle.
Chaque information qui nous est confiée est traitée avec respect, confidentialité et professionnalisme. Nous nous engageons à recueillir uniquement les renseignements nécessaires, à en limiter l’accès et l’utilisation et à mettre en place des mesures raisonnables et appropriées pour les protéger.
Notre objectif est d’offrir des services d’orthophonie de qualité dans un environnement sécuritaire, transparent et digne de votre confiance.
Politique mise à jour le 10 septembre 2026.